PWG - PAPERS
Junio de 2010

Desarrollo de un Software para Diseñar Sistemas de Gestión Ambiental

Autor: Dominique Senler, Ingeniera de Ejecución en Ambiente.

Este paper resume los trabajos realizados por Dominique Senler en las oficinas de TGT.


El software aquí expuesto permite planificar y controlar las siguientes fases propias del desarrollo de todo SGA:

Fase I: Compromiso y Política Ambiental
Para lograr una Política Ambiental acorde a la organización, la Alta Gerencia debe designar responsables de elaborar un compromiso basado en los costos de beneficios de implementar un SGA basado en la norma ISO 14001:2004. Se debe considerar los principios de Mejora Continua, Prevención de la Contaminación, Cumplimiento de la Normativa Ambiental, Desarrollo Sustentable y Buenas Relaciones Publicas.
Antes de redactar el documento definitivo, se deben realizar dos diagnósticos a la organización. En primer lugar un Revisión Ambiental Inicial, la cual si bien no es requisito de la norma, se sustenta con la norma ISO 14004 en su requisito 4.1.4. La RAI entrega una visión global de las fortalezas y debilidades de la organización en el área ambiental, ya que muestra el estado inicial de la organización.
Para desarrollar esta revisión es necesario que la Alta Gerencia designe responsables que sean competentes en temáticas ambientales para que puedan evaluar los procedimientos o practicas ambientales preexistentes en la organización,
Es necesario que los responsables sean capaces de identificar los aspectos ambientales significativos que afectan a la organización, los requerimientos legales y otras normativas, como también evaluar los pasivos ambientales previos y los registros de emergencia pasados, para desarrollar un documento consolidado, denominado Informe de la Revisión Ambiental Inicial.
En segundo lugar se debe realizar el Gap Analysis o Análisis de Brecha, el cual mide la diferencia que existe entre los requerimientos de la norma y lo existente dentro de la organización.
La política Ambiental de la organización es un documento único, claro que describe la declaración de compromisos y principios de acción ambiental que la Alta Gerencia apruebe.
Como consecuencia de esta declaración, se deben establecer los objetivos y metas ambientales, que planteen la línea de acción para lograr un proceso de mejoramiento continuo. Para que estos se lleven a cabo se deben establecer responsables, plazos y recursos, los cuales deben establecerse mediante un documento estratégico llamado Programa de Gestión Ambiental.

Fase II: Implementación y Operación
La Alta Gerencia debe destinar recursos (económicos, humanos, tecnológicos y formativos).
Se deben designar responsables para desarrollar funciones dentro del SGA, lo cual se detalla mediante una Matriz de Responsabilidad, la cual debe ser comunicada a toda la organización y a los que trabajen en su nombre (contratistas, proveedores, clientes, etc.)
Para obtener una optima implementación de un SGA en la organización es necesario que esta elabore un Plan de Formación y Capacitación que permita formar conscientemente sobre temáticas ambientales a los miembros de la organización. Derivado de la identificación de aspectos ambientales significativos, el equipo de trabajo del SGA debe determinar cuáles son las prioridades dentro de este plan.
La organización debe establecer vías de comunicación (interna y externa) para asegurar que la información relacionada con sus aspectos ambientales significativos y el SGA se transmitan adecuadamente a todas las partes interesadas.
Para una ordenada y correcta operación del SGA es necesario documentar para poder entender su funcionamiento y es testimonio de que las operaciones son consistentes con los objetivos y metas ambientales planteadas para la organización, debe permitir que las partes externas a ella (auditores externos) puedan certificar el correcto funcionamiento del SGA bajo norma ISO 14001:2004. La documentación explica y describe la gestión ambiental de la organización, y su base es la descripción de los elementos del SGA y su interacción, además de todos los documentos relacionados a sus procesos.
Es necesario elaborar un Manual del SGA, Procedimientos, Instructivos de trabajo, formatos y otros documentos, como también elaborar registros.
Es necesario mantener controlada esta documentación, con el objetivo de que cualquier tipo de información relevante este ubicable y disponible en cualquier situación y retirar o identificar en forma adecuada la información obsoleta para no hacer mal uso de ella.
Para tener una coherencia entre la política ambiental de la organización y el logro de sus objetivos y metas ambientales propuestos, es indispensable llevar un control, es así como se debe considerar la documentación generada para identificar y controlar las actividades dentro de la organización que estén asociadas con los aspectos ambientales significativos, esto es el Control de Operaciones.
La organización debe reducir el potencial de ocurrencia de accidentes o de situaciones de emergencia que signifiquen un impacto al medioambiente, mediante una planificación que minimice los daños y proteja a los miembros de la organización y la comunidad cercana a ella.

Fase III. Verificación.
La organización debe establecer y mantener actualizados procedimientos para controlar y medir de forma periódica las principales características de sus actividades, productos o servicios que pueda causar un impacto ambiental significativo.
Para dar conformidad al requisito 4.5.2 de la norma ISO 14001:2004, la organización debe elaborar procedimientos que le permitan evaluar el cumplimiento de la normativa ambiental vigente asociada a sus actividades productos o servicios, según el registro de normativa ambiental disponible en la organización. También es necesario evaluar el cumplimiento de los requisitos voluntarios adquiridos por la organización.
Si el SGA no funciona según los requisitos de la norma ISO 14001:2004, se debe a que en ocasiones se producen fallas por diversas razones: cambio o falla en las instalaciones, errores humanos, cambio en la organización, mal manejo del control operacional, etc. Cuando alguna de estas situaciones ocurra la organización por medio de su SGA debe registrar y tomar las medidas necesarias para corregir dichas situaciones.
Para dar conformidad al requerimiento 4.5.4 de la norma ISO 14001:2004 es necesario saber que los registros son la evidencia de la evolución del SGA y son una fuente de información del desempeño ambiental de la organización. La organización debe disponer de procedimientos claros y precisos para la identificación, conservación, orden y eliminación de los registros del SGA.
La auditoría es una herramienta que permite evaluar de forma objetiva, periódica y documentada el desempeño de la organización en relación a su gestión ambiental. Su objetivo es verificar si la organización da conformidad a los requerimientos establecidos en su SGA bajo norma ISO 14001:2004, entregando información global acerca de la evolución del sistema implementado, lo que permite detectar las deficiencias de este y evidencie las oportunidades de mejora del mismo.

Fase IV: Revisión por la Alta Gerencia
La revisión del Sistema Gestión Ambiental de la organización garantiza un mejoramiento continuo, ya que considera el cambio en las necesidades de la organización y se preocupa de que esta responda a los objetivos y metas ambientales propuestos y a las demandas ambientales de la comunidad de la forma más adecuada. Favorece que la gestión ambiental sea efectiva y permite detectar las acciones o procedimientos que no son adecuados para el logro de los objetivos y metas ambientales, o para el control de los procedimientos y actividades importantes en materia ambiental para la organización.

Fase V: Certificación
La última etapa que tiene un SGA implementado por una organización bajo la norma ISO 14001:2004 es certificarse. Según la ISO, el término certificación se refiere a las garantías escritas entregadas por un organismo externo (certificador) e independiente que audita el SGA de la organización y verifica que el SGA se ajuste a los requerimientos especificados en la norma ISO 14001:2004.

 

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