MANUAL DE MS PROJECT
UNIDAD 1
El Proceso De Planificación
De Proyectos
Administración de un proyecto con Microsoft Project 2003
La
administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y
administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo
definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tan
simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas
previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de
miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los
planes de proyectos comparten elementos comunes, incluyendo la división del
proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas y los
seguimientos del progreso del trabajo.
Normalmente, la Administración de proyectos está compuesta por
tres fases:
Planificación
del proyecto y creación de una programación: es la fase más
importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el
establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el
seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases
posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les
proporciona cuando se planifica el proyecto.
Adaptación
a los cambios: esta
fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla
creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La
administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la
programación para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del
desarrollo del proyecto.
Comunicación de la información del
proyecto: en esta
fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la
administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad
de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le
permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que
muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario
Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos
Método De Ruta Crítica (MRC)
El
proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los
años 50. DuPont Corporación y Rémington Rand, en un esfuerzo por mejorar las
técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación
llamado Método de Ruta Crítica: un modelo matemático que calcula la duración
total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en
sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el
método de programación utilizado fundamentalmente en el software para la administración
de proyectos actualmente, incluido Microsoft Project.
Durante
los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misiles Polaris,
un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista
principal del proyecto, creó el sistema de programación PERT (Programme
evaluation and review technique) que utiliza probabilidades estadísticas para
calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT (también
llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las
relaciones entre tareas.
El
método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios
de la teoría de los gráficos. Esta teoría realiza el estudio de procesos,
estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina "gráfico" a un
conjunto de puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que
vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan
mediante estos gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco.
Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el método busca
determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo
desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duración. Este
es denominado "camino crítico" e interesa conocerlo, pues condicionará
la duración total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en
ese camino ("tareas críticas") deben ser las más controladas y en
caso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método es
utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un
comienzo y una terminación (es decir que no son continuos) y que presentan
cierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman.
Diagrama
De Gantt
En un
desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L.
Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo
de una escala de tiempo.
El
gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación
de recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su
sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin
duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal
se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan
los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas,
órdenes de trabajo, etc... El gráfico establece, de tal forma, una relación
cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones
horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas:
transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y
trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos
dos últimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en
distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo
programado con lo realizado, es decir controlar lo programado.
Podrá
utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación
así como hacer el seguimiento e imprimir informes.
La Administración
de Proyectos
La administración de proyectos
es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos
o costo. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la
división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas,
la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a
medida que progresa el trabajo.
Microsoft Project
Microsoft Project es un
programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite
organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los
costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto
para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir
así los objetivos planteados.
Microsoft Project es una
herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar
para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar
un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.
Triángulo del Proyecto
En Microsoft
Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:
Tiempo: el tiempo para completar el
proyecto, que se refleja en la programación del mismo.
Dinero: el presupuesto del proyecto,
que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales
necesarios para realizar las tareas.
Ámbito: los objetivos y las tareas
del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.
Este trío de
tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son
importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.
La relación entre
estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de
problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde
encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear
y administrar el proyecto.
Base de Datos de Microsoft Project
Microsoft Project
almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa
información para calcular y controlar la programación, los costos y otros
elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información
se proporcione, más preciso será el plan.
Como si se
tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los
cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se
introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se
verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas
las tareas.
Microsoft Project
coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En
Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.
La base de datos
del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado
sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la información, se
utilizan las herramientas siguientes:
Vistas, que presentan
un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar.
Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en
columnas y un gráfico de barras.
- Tablas, que definen
las columnas mostradas.
- Filtros, que permiten centrarse en tareas o
recursos específicos.
- Cada vista presenta una clase de información
diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de
vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina.
Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.
Vistas, Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja
de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten
especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen
tres tipos de vistas: Los diagramas o los gráficos representan la información
gráficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de
recursos y Calendario son diagramas o gráficos.
Las hojas representan la
información en filas y columnas. Cada fila contiene información acerca de
tareas o recursos específicos. Cada columna contiene un campo en el que se
especifica información concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft
Project, las columnas se denominan normalmente campos.
Los formularios representan la
información en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios
muestran la información de una tarea o de un recurso individual.
Tablas Son el conjunto de columnas que muestra información específica de
tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.
Filtros Especifican la información de una tarea o de un recurso que se
debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro
Tareas críticas, sólo se muestran las tareas críticas.
Cómo programa Microsoft Project
Microsoft Project
programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores,
incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las
interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante,
Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración =
trabajo / esfuerzo de recurso, donde:
Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté
realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar
una tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y
su asignación.
Por ejemplo:
El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores *
8 horas).
El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3
pintores).
Seguimiento y Cierre
Una vez creada la
lista de tareas y proporcionada la información de programación, se genera el
plan. Se podrá ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de
finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos
son:
Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y
las mejores prácticas.
Definir un proyecto
Durante la fase
de planificación de proyectos que tienen una duración significativa o requieren
los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos,
las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.
Definir los objetivos del proyecto
Unos objetivos de
proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto vendrá determinado por
el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es
específico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear
resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir: Una
lista de resultados del proyecto.
- Fechas de cumplimiento específicas, tanto para
la finalización del proyecto como para los hitos intermedios.
- Criterios de calidad
específicos que deben cumplir los resultados.
- Límites de costo que no debe sobrepasar el
proyecto.
Para que los
objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del
proyecto estén oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador
del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte
permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa
diferente de
Microsoft Project,
puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.
Definir las suposiciones del proyecto
Durante la etapa
de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones
importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos
clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para
comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y a continuación, se
utilizan esas estimaciones para crear la programación. Es importante hacer un
seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:
Los participantes
del proyecto puedan criticarlas y después, apoyar formalmente un conjunto de
suposiciones del proyecto.
Se pueda
actualizar la programación cuando se disponga de información adicional sobre
esos factores.
Hay que tener en
cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones
subyacentes:
- Entregas de otros proyectos o departamentos:
Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes
dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de
entrega establecidas?
- Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo
personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van
a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están?
Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?
- Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas
las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas?
- Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene
el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo
si es necesario?
- Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?
- Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las
expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones
en el resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos
del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?
Estos son unos
pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto
complejo. El éxito del proyecto depende
en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de
planes alternativos de seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como
fue planeado.
Definir las delimitaciones del proyecto
Las
delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones
del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones
principales son:
- Programación,
como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito principal.
- Recursos (materiales, instalaciones,
equipamiento y personal, así como los costos asociados), como un presupuesto
preestablecido.
- Ámbito, como un requisito
de realización de tres modelos del producto.
Un cambio en una
de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y también afecta a
la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duración del proyecto
(programación), puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos)
y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto
(ámbito). El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es
aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de
administración del proyecto" o "triángulo del proyecto".
Durante el
proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto
para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y
tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.
También es
importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se
ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir durante el
proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los
previstos, los participantes pueden desear reducir el ámbito del proyecto de
ciertas maneras específicas predefinidas.
Preparar
un plan de administración del ámbito
Una vez
identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, está
en condiciones de preparar un plan de administración del ámbito. El ámbito del proyecto
es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo
necesario para su ejecución, y el plan de administración del ámbito establece
un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efectúen en el
proyecto. El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos del
proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los
participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los
cambios que se introduzcan. El plan de administración del ámbito puede incluir:
Una evaluación de
la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con qué frecuencia y en qué
medida. Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del
ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede establecer que si el
cliente solicita cambios del diseño con un costo inferior a $ 550.000, el
capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del
proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el ámbito del proyecto en términos
de costo, recursos y otros factores.
Un plan para
determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del ámbito
(por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio
del contrato).
Un plan de administración
del ámbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de
emergencia del proyecto.
Crear un plan de proyecto
Cuando se hayan
definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede
comenzar a crear el plan. Primero se especifica y organiza la lista de tareas
que se deben realizar, así como la duración de cada tarea. A continuación, se
agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Después se
asignan estos recursos a las tareas. Con esta información, Microsoft Project
crea una programación. Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea
necesario.
Los primeros
pasos en la creación de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo,
designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir información
general del proyecto.
UNIDAD 2
Iniciando Microsoft Project 2003
Al abrir
Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de
Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.
Para iniciar Microsoft
Project siga estos pasos:
Seleccione en la
barra de tareas de Windows el botón Inicio, Programas, Microsoft
Project.
1. Haga clic sobre
el botón Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar la ventana de
Project.
Crear un proyecto nuevo
Cuando inicie un
nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de
comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificar
únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project
calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los
proyectos se suelen programar de este modo. Al introducir información relativa
al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project
programa el trabajo y calcula la fecha más temprana de fin del proyecto.
Si el proyecto
debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin. La acción
de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft
Project programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea
lo más tarde posible sin retrasar la fecha de fin.
Haga clic en
Nuevo.
En el cuadro de
diálogo Información del proyecto, escriba o seleccione una fecha de comienzo o
fecha de fin para el proyecto.
Si desea
programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha
de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el
proyecto.
Si desea
programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el
cuadro Fecha de fin, escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual
desee programar el proyecto.
- Haga clic en Aceptar
- Haga clic en Guardar
- En el cuadro Nombre de archivo, escriba un
nombre para el proyecto y, a continuación, haga clic en Guardar.
Sugerencia: Puede cambiar la información del proyecto en cualquier momento
haciendo clic en Información del proyecto en el menú Proyecto.
Abrir una plantilla o un archivo existente
Un archivo nuevo
permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del
proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto.
Pero también se
puede utilizar un archivo de proyecto existente que contenga información
similar a la que necesita para el proyecto actual. También se puede utilizar
una plantilla para comenzar el proyecto. La utilización de una plantilla o de
un archivo existente elimina la necesidad de volver a introducir información
común a la de proyectos similares.
Basar el proyecto nuevo en un archivo existente
Haga clic en
Abrir
Localice y abra
la carpeta que contenga el proyecto y a continuación, haga clic en el proyecto
Si no lo
encuentra, realice una búsqueda
Haga clic en
Abrir
Basar el proyecto nuevo en una plantilla
Para abrir una
plantilla desde Microsoft Project, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo
y después haga clic en la ficha que contenga la plantilla.
Haga clic en la
plantilla que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir
una plantilla guardada, en el menú Archivo, haga clic en Abrir, seleccione la
carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Introducir
información clave del proyecto
Cada proyecto se
compone de un conjunto único de elementos: las tareas que conlleva, las
personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayuda para
recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca información sobre el
proyecto y consúltela cuando sea necesario.
En el menú Archivo,
haga clic en Propiedades y a continuación, en la ficha Resumen.
Escriba la
información que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo
administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo de proyecto, el
objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese
objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto.
Haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Para buscar un comando de menú que no aparece, haga clic en las
flechas situadas al final del menú. El menú se expande para mostrar más
comandos. También puede expandir un menú haciendo doble clic en él.
Configurar el calendario del proyecto
Puede cambiar el
calendario del proyecto para que refleje los días y horas laborables de cada persona
que participa en el proyecto. Los valores predeterminados del calendario son
lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el
almuerzo.
Puede especificar
los períodos no laborables, como fines de semana y tardes, así como días
festivos excepcionales, como las vacaciones.
En el menú Herramientas,
haga clic en Cambiar calendario laboral
- Seleccione una fecha en el calendario.
- Para cambiar un día de la semana en la totalidad
del calendario, por ejemplo, para que la jornada de los viernes finalice
a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese día en la parte superior
del calendario.
- Para cambiar todos los días laborables, por
ejemplo, para comenzar los días laborables de martes a viernes a las 9:00
a.m., haga clic en la abreviatura correspondiente al primer día laborable
de la semana y arrastre el ratón hasta la abreviatura correspondiente al
último día laborable de la semana.
- Haga clic en Período no laborable para indicar
los días libres, o en Período laborable no predet. Para cambiar las horas
de trabajo.
- Si en el paso anterior hizo clic en Período
laborable no predet., escriba las horas en las que desea que comience el
trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que termine el
trabajo en los cuadros Hasta.
- Haga clic en Aceptar.
Las
estadísticas del proyecto
Para obtener una
visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demás
información del proyecto se accesan las estadísticas del mismo que proporciona
Microsoft Project.
En el menú Proyecto,
haga clic en Información del Proyecto
En el cuadro de
diálogo Información del Proyecto, Haga clic en Estadísticas
Guardar un proyecto
- Haga clic en Guardar
- Si es la primera vez que guarda el archivo
del proyecto, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo y
haga clic en Guardar.
Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando
vaya a guardarlo el programa le preguntará si desea guardar una línea de base.
Abrir un proyecto existente
- Haga clic en Abrir.
- En el cuadro Buscar en, haga clic en
la unidad o carpeta que contenga el proyecto. En la lista de carpetas,
abra la carpeta que contenga el proyecto que desea. Si no encuentra el
proyecto en la lista de carpetas, realice una búsqueda.
- Haga doble clic en el proyecto que desea
abrir.
Sugerencias:
Para abrir un
proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desea
en el cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en el nombre
del archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión en el
cuadro Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los
archivos de las plantillas de Microsoft Project).
Para abrir un
proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo
en la parte inferior del menú Archivo. Si la lista de archivos utilizados
recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el menú Herramientas,
seleccione la ficha General y marque la casilla de verificación Archivos usados
recientemente.
Cerrar un proyecto
- En
el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el
programa le preguntará si desea guardarlos.
EJERCICIO GUIADO
1) Imaginemos que el proyecto es el
siguiente:
Desarrollar nuevo merchandising con el objetivo de expandir el
mercado objetivo. Desde un punto de vista macro, las tareas son tres:
-
Diseño conceptual
-
Desarrollo e
impresión
-
Distribución
2) Condiciones iniciales
* Ingrese a Project
* Defina un nuevo proyecto (plantilla:
proyecto en blanco)
* Especifique la fecha de comienzo en
“Información del proyecto” (Menú proyecto)
- ¿En qué consiste el calendario estándar?
- ¿Qué implica el hecho de programar a
partir de la fecha de fin del proyecto?
- ¿Cuál es la utilidad de “Fecha de
hoy”?
3) Definición de tareas
En la tabla de Entrada (Vista Diagrama
de Gantt) ingrese las tareas:
- ¿Por qué en duración dice “1 día?” ?
- ¿Para qué se utiliza la columna
“indicadores”?
4) Vinculación
Las tareas se realizan consecutivamente
(“FC”)
-
¿Por qué?
Vincúlelas con el botón “Vincular
Tareas”
NOTA: Para seleccionar varias filas consecutivas puede arrastrar
el mouse o utilizar la tecla shift
5) Ingreso de los recursos
En este caso los recursos sólo son
seres humanos. Escoja la Tabla de Entrada en la Vista Hoja de Recursos e
ingrese lo siguiente:
-
¿Cuál es la
diferencia entre trabajo y material?
-
¿Qué significa tasa estándar?
-
¿Qué significa
costo por uso?
-
¿Qué significa
Prorrateo?
6) Asignación de recursos a las tareas
Dé clic en la primera tarea y presione
el botón Asignar recursos.
EDT = 1: 1 Diseñador y 1 Técnico
EDT = 2: 1 Ayudante y 1 Diseñador
EDT = 3: 1 Técnico y 1 Ayudante
Presione Cerrar y obtendrá el siguiente
resultado:
7) Definición de las duraciones
Ingrese las siguientes duraciones en la
tabla de entrada en la vista diagrama de Gantt:
EDT = 1: 4 d; EDT = 2: 1 s; EDT = 3: 2 d
8) Guardar el proyecto
Nombre: marketing.mpp; Sin Línea de
Base
9) Guardar la Línea de Base
El plan actual se convertirá en la
Línea de Base:
- Dé clic en Herramientas à Seguimiento à Guardar línea de base
- ¿En qué consiste un programa y un
presupuesto?
10) Estadísticas
Un Directivo sugirió que la duración
de la segunda tarea debía ser de 3 d. Después de realizar el cambio, revise
las Estadísticas (Menú Proyecto)
- Explique la información proporcionada
- Active la Barra de Seguimiento (botón
Estadísticas)
11) Guardar el Plan Provisional
Guarde el Plan Provisional sugerido por
el Directivo.
Vaya a Herramientas à Seguimiento à Guardar línea de base à guardar plan provisional
Copiar [comienzo/fin] actuales en
[comienzo1/fin1] para el proyecto completo.
Guarde los cambios y salga de Project.
12) Visualizar el plan provisional
(extraoficial)
Active el proyecto y verifique que la
segunda tarea continúa durando una semana. Sin embargo, el plan provisional
está disponible:
- Colóquese en la columna Fin e inserte
la columna Comienzo1
- Colóquese en la columna Predecesoras
e inserte la columna Fin1
- Verifique que estos dos nuevos campos no influyen en las
Estadísticas.